コニカミノルタジャパン株式会社、リレーションマネージメント統括部、

統括部長の今井隆広さん登場。

早くから『働き方改革』に着手していた、コニカミノルタジャパンの戦略

フリーアドレスや『いいじかん設計』、

これからの日本企業に求められるものとは・・

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働き方改革

コニカミノルタジャパンでは「働き方改革」を、２０１３年から開始した。

様々な物のデジタル化が進み、ペーパーレスという波が

世の中に訪れた事。そして、少子高齢化問題など

近い将来起業の存続に関わる問題と捉えた事が

「働き方改革」を始めた、大きなきっかとなっている。

まず始めた事は社員のトップダウンとボトムアップ、

経営者の考える課題点と、社員が未来にどういう働き方を

求めているのかを洗い出し、徹底的に話し合うことから着手した。

２０１３年時点でここまで「働き方改革」を具体的に

取り組んでいた企業は当時日本ではほとんど存在しなかった。

 

 

フリーアドレスのメリット・デメリット

２０１３年から取り組んでいる「働き方改革」、

偶然２０１４年に本社を移転することが決まっていたため、

まずはそのオフィスをどのようにデザインするのか、

という課題が上がり、「フリーアドレス」化を決意した。

フリーアドレスとは、役職や部署などに関係なく、

オフィスのどこを自分のデスクにしても良いというシステムで、

一番のメリットは多くの人と出会える事だと考えている。

会社の中にも多くの部門があり、固定席の場合、

ほとんどいつも同じ人とだけ顔を合わせることが多い。

一方で課題も多く見つかった。当初はよくフリーアドレス

にも関わらず固定席になってしまう、という現象が多発した。

人の心理的に昨日の席と同じ席に自然に座ってしまう事が多い。

またそれだけでなく、部署によっては、どうしても書類での

やりとりが多いため、不便になってしまうというデメリットも見つかった。

 

 

保管文書ゼロへ

フリーアドレスの一番の障壁は、ペーパーでのやり取りが

必要不可欠な会社の体制だった。業務部門や、財務部門は

どうしても部署内での紙のやり取りがスムーズに

出来ないと仕事にならず、他部署へも大きな影響が出てしまう。

どうしても回らなくなってしまう。

その時まず、紙でのオペレーションを見直すことを考え、

ペーパーレス化を決意した。しかし、ペーパーレスにする事は

結果的に非効率となる事が多い。既存の髪の書類全てを

スキャンし、名前をつけて、然るべきところに格納する作業は

大変な労力を必要とする。しかし、紙は保存の必要がある物や、

閲覧頻度の高い物などがあるため、スキャンするデータの取捨選択を行った。

その結果、莫大な量の保存文書の削減に成功した。

処分した書類を仮に積み上げたとするとその高さは、

富士山の標高をも上回るという事がわかった。

 

 

「いいじかん設計」

コニカミノルタジャパンは新しい改革として

「人と時間」という取り組みを行なっている。

保管文書ゼロなどの取組を経験し、

どうしても目標が「削減」する事ばかりに集中してしまっていた。

様々な方法で削減を試したが、だんだんと社員が疲れてきてしまい、

結果的に改革が鈍化してしまっていた。

本来の目的は、より社員の働きやすい環境を作って、

結果的に会社を持続的に発展させること。

改めて本来の目的に目を向け「社員の時間の使い方」に着目した。

働く人を３つの時間に分類し、「創造じかん」という考える時間と、

「自分じかん」という自由に使える時間を増やし、「作業じかん」を減らすことで、

生産性･創造性を高めて、より社員が「いいじかん」で働ける事を目指した。

この取り組みに「いいじかん設計」という名前をつけた。

 

 

社員は貴重な存在

コニカミノルタジャパンでは、早くから働き方改革に取り組んできたことで、

今回のコロナ禍でも、スムーズに対応する事が出来た。

緊急事態宣言下で在宅ワークを余儀なくされても

業務への支障はほぼゼロだった。コロナ禍以前から、

週に１回程度はテレワークでの業務を既に実施していて、

実際、完全にテレワークに移行した時、社員にアンケートを取った所、

８割以上の社員は「テレワークで良い」と言っていて、

「生産性も落ちていない」という答えも多かった。

もちろん苦労した部門もあったが、早くから改革を

していたということの結果は出たと考えている。

今回のような未曾有の出来事はもちろん、

それ以降も人口の減少や、働く側に色々な事情を持った人が出てくるため、

どんな企業も貴重な労働力を活用していく必要がある。